Politique de Confidentialité

1. Introduction et engagements fondamentaux

Chez Ecolages, nous avons la conviction que la modernisation du suivi éducatif et des paiements scolaires doit impérativement s’accompagner d’une protection exemplaire de la vie privée.

Cette Politique de Confidentialité a pour vocation d’exposer de manière claire, transparente et exhaustive les catégories de données que nous collectons, la façon dont nous les utilisons pour acheminer vos paiements scolaires, les mesures de sécurité que nous déployons et les droits dont vous disposez sur vos données personnelles.

2. Responsable du traitement des données

Le responsable du traitement des données personnelles collectées dans le cadre de l’utilisation de la Plateforme est :

Pour les données académiques transmises par les établissements scolaires (notes, bulletins, affectations dans les classes), l’Établissement Partenaire agit en qualité de responsable du traitement primaire, et Ecolages intervient en tant que sous-traitant technologique sécurisé.

3. Données personnelles collectées

Dans le cadre strict du fonctionnement de nos services, Ecolages est amené à traiter les catégories de données suivantes :

3.1. Données des élèves et étudiants

• Nom, prénom et date de naissance ;
• Matricule scolaire ou identifiant unique au sein de l’établissement ;
• Établissement de scolarisation, niveau d’études et classe ;
• Historique des échéances scolaires (montant dû, tranches réglées, solde) ;
• Communications ou résultats académiques partagés par l’établissement.

3.2. Données des parents, tuteurs et payeurs inscrits

• Nom, prénom et lien de parenté éventuel ;
• Numéro de téléphone mobile (indispensable pour les alertes SMS et notifications de paiement) ;
• Adresse e-mail (pour l’envoi des identifiants et des reçus numériques) ;
• Historique des transactions réalisées et récapitulatif des enfants rattachés.

3.3. Données des payeurs sans compte (Parcours Invité)

Lorsqu’un proche ou un contributeur utilise le parcours ponctuel « Payer sans compte », nous ne lui demandons que les informations strictement requises pour exécuter l’opération :

• Le matricule de l’élève et l’établissement sélectionné ;
• Le numéro de portefeuille mobile (pour les débits MonCash ou NatCash) ou les identifiants de paiement requis par la passerelle bancaire ;
• Une adresse e-mail ou un numéro de téléphone pour la réception immédiate du reçu officiel de paiement.

3.4. Données de paiement et transactions bancaires

Ecolages enregistre les informations transactionnelles indispensables à la traçabilité comptable : identifiant unique de transaction, montant en HTG ou USD, date et heure, état du paiement (en attente, confirmé, à vérifier) et référence retournée par l’opérateur.

4. Protection spécifique des données relatives aux mineurs

Une part significative des élèves bénéficiaires des règlements sur Ecolages est constituée de mineurs d’âge scolaire. À ce titre, Ecolages applique une politique renforcée de minimisation des données :

• Seules les informations strictement indispensables à la facturation scolaire et au suivi pédagogique sont traitées ;
• Aucun profilage comportemental ou analyse de personnalité n’est opéré sur les données des élèves ;
• La création de compte pour un élève mineur nécessite l’accord ou la supervision de son représentant légal ou de son établissement d’enseignement.

5. Finalités et bases légales des traitements

Chaque traitement de données personnelles repose sur une finalité légitime et un fondement juridique précis :

6. Destinataires des données et absence de revente

Vos données personnelles ne sont transmises qu’aux seuls destinataires habilités participant directement à l’exécution du service :

• L’Établissement Scolaire de l’élève : Qui reçoit la confirmation en temps réel des paiements honorés pour actualiser son registre d’admission et sa comptabilité interne.
• Les Opérateurs de Paiement agréés : Digicel (MonCash), Natcom (NatCash) et les plateformes bancaires partenaires pour le traitement technique et le débit sécurisé des fonds.
• Nos sous-traitants d’infrastructure technique : Fournisseurs de serveurs cloud sécurisés, passerelles d’envoi de SMS transactionnels et d’e-mails de reçus, tous tenus à de stricts engagements de confidentialité.
• Les autorités judiciaires ou régulatrices haïtiennes : Uniquement sur réquisition légale formelle ou injonction motivée conforme à la loi haïtienne.

7. Mesures de sécurité et chiffrement

Ecolages applique des protocoles de sécurité de niveau bancaire afin d’empêcher tout accès non autorisé, altération, divulgation ou destruction de vos données :

• Chiffrement en transit : Toutes les communications entre votre navigateur et nos serveurs sont protégées par le protocole sécurisé HTTPS / TLS avec chiffrement fort 256 bits.
• Chiffrement au repos : Les bases de données contenant des informations sensibles sont chiffrées à l’aide d’algorithmes conformes aux standards internationaux les plus exigeants (AES-256).
• Isolation stricte des données : Les données financières et pédagogiques de chaque établissement partenaire font l’objet d’un cloisonnement logique étanche afin d’éliminer tout risque de fuite croisée.
• Contrôles d’accès rigoureux : Seuls les agents d’Ecolages spécifiquement accrédités et soumis au secret professionnel ont accès aux serveurs de production, sous surveillance de journaux d’audit permanents.

8. Durée de conservation des données

Ecolages conserve vos données pour des durées strictement proportionnées aux finalités poursuivies :

• Données de compte utilisateur : Conservées pendant toute la durée d’activité du compte, puis archivées pour une durée de 3 ans après la dernière session ou le départ de l’élève de l’établissement.
• Justificatifs comptables et reçus de paiement : Conservés pendant une période de 5 à 10 ans conformément aux exigences légales, fiscales et comptables en vigueur en Haïti.
• Données des payeurs sans compte : Conservées pour la durée de traitement du paiement et pour le suivi des éventuelles contestations (6 mois à 1 an).
• Journaux techniques de connexion : Conservés pour une durée maximale de 12 mois à compter de leur enregistrement.

9. Vos droits et modalités d’exercice

Conformément aux principes régissant la protection des données personnelles, vous disposez des droits fondamentaux suivants sur vos données :

• Droit d’accès : Vous pouvez demander à tout moment la confirmation du traitement de vos données et en obtenir une copie intelligible.
• Droit de rectification : Vous pouvez exiger la correction de vos données personnelles si celles-ci sont inexactes ou incomplètes.
• Droit à l’effacement : Vous pouvez solliciter la suppression de vos données, sous réserve des obligations légales de conservation des écritures financières et des registres scolaires.
• Droit d’opposition : Vous pouvez vous opposer à certains traitements fondés sur notre intérêt légitime, notamment les alertes d’information non critiques.

10. Cookies et technologies de mesure

La Plateforme Ecolages privilégie la sobriété numérique et le respect de votre vie privée dans l’usage des traceurs :

• Cookies strictement nécessaires : Indispensables au maintien de votre session sécurisée, au fonctionnement du panier de paiement et à la protection contre les attaques CSRF. Ils ne peuvent être désactivés sans altérer le service.
• Mesure d’audience et performance : Nous utilisons des outils d’analyse anonymisés (Vercel Analytics et Speed Insights) sans géolocalisation intrusive ni recoupement publicitaire, dans l’unique but d’améliorer les temps de chargement et la fluidité des pages.
• Absence de traceurs publicitaires tiers : Aucun cookie tiers de régie publicitaire ou de réseau social n’est déposé sur votre terminal lors de la navigation sur Ecolages.

11. Transferts de données

Afin d’assurer une haute résilience technique, les serveurs d’hébergement et de sauvegarde d’Ecolages sont hébergés au sein de centres de données hautement sécurisés opérés par des leaders de l’industrie cloud (Vercel / AWS).

Ces prestataires garantissent des standards de conformité stricts (normes ISO 27001, SOC 2 Type II) et appliquent des clauses contractuelles assurant un niveau de protection rigoureusement équivalent pour l’ensemble des données traitées.

12. Mises à jour de la présente politique

Ecolages se réserve le droit de modifier la présente Politique de Confidentialité afin de refléter l’évolution de ses fonctionnalités, l’intégration de nouveaux partenaires de paiement ou les prescriptions des autorités compétentes.

Toute modification substantielle sera signalée de manière visible sur la Plateforme ou notifiée par e-mail aux titulaires d’un compte au moins quinze (15) jours avant sa mise en application. La date de dernière révision indiquée en en-tête est systématiquement actualisée.

13. Contact et Délégué à la Protection des Données (DPO)

Pour toute question, demande d’information ou réclamation relative à la protection de vos données personnelles sur Ecolages, vous pouvez contacter directement notre responsable de la conformité :